Разберете Своя Номер На Ангел

Матрицата за управление на времето: Използване на най-доброто време

„Плановете са нищо; планирането е всичко. - президент Дуайт Д. Айзенхауер





Източник: rawpixel.com





Получавате 24 часа всеки ден и експертите ви казват, че трябва да прекарате 8 от тях в сън. Остават 16 пълни часа, за да се свърши всичко, което трябва да се направи. И така, защо винаги изглежда, че НИКОГА няма достатъчно часове на ден? Отговорът на тази дилема се крие в това как управлявате времето си. Една изпитана и доказана, но проста стратегия, която можете да използвате, е матрицата за управление на времето. Той е създаден, за да ви помогне да приоритизирате отговорностите си, така че да можете да преминете през всички тях с възможно най-малко стрес.

Матрицата за управление на времето обаче не е вълшебен бутон. Това няма да добави повече часове към деня ви или да ви даде свръхчовешка скорост, за да завършите работата си с време, за да отделите време. Освен това няма да постави всички останали в транс, докато отделяте време за работа по задачите си без разсейване - това не е ТАКАВА матрица! Страхотното в него е, че може да работи за всеки, но има определени нагласи и умения, които ще трябва да развиете, за да сте сигурни, че работи за вас.



ангел 22 значение

Ще започнем, като обясним как самата матрица и нейната връзка с 34-ия президент на САЩ. Ще проследим, като подчертаем предимствата на матрицата и ще ви дадем няколко полезни указания как да използвате най-добре матрицата, за да направите списъка си „Задачи“!



Какво представлява матрицата за управление на времето?



Източник: pixabay.com

Матрицата за управление на времето често се нарича „матрица на Айзенхауер“, „кутия на Айзенхауер“ или „матрица на решенията на Айзенхауер“. Това е така, защото на президента Дуайт 'Айк' Айзенхауер (1890 - 1969) се приписва създаването му и се твърди, че го е използвал по време на своето президентство. Друго име, често свързано с популяризирането на матрицата, е Стивън Кови (1932 -2012). Той беше педагог, автор и бизнесмен, който вдъхновяваше другите с идеите си за ефективност и лидерство. Кови обсъжда полезността на матрицата на Айзенхауер в книгата си „7-те навика на високоефективните хора“.

Матрицата на Айзенхауер е квадрат, разделен на четири квадранта или по-малки квадрати (два отгоре и два отдолу). Той използва четири етикета: Важно, Не важно, Спешно и Неотложно. Припокриващите се етикети за всеки квадрант водят до следното подреждане.



  • Квадрант първи (горе вляво) - важно и спешно
  • Втори квадрант (горе вдясно) - важно, но не спешно
  • Трети квадрант (долу вляво) - спешно, но не важно
  • Квадрант четири (долу вдясно) - Не е спешно и не е важно

Често бъркаме това, което се разбира под „важно“ и „спешно“, мислейки, че те са еднакви. Матрицата за управление на времето обаче прави разбирането на разликата между тях необходимост. Тези две думи са отговорни за извеждането на матрицата отвъд обикновената диаграма за управление на времето, където просто изброявате дейностите, които искате да обхванете в определен период.

Важно: Тези елементи са от съществено значение за постигането на поставена цел. Разглеждате ги като много значими, независимо дали лично или за някой, на когото държите.



Спешно:Тези елементи трябва да бъдат направени веднага, обикновено защото забавянето им ще има незабавни последици за други елементи или области от живота ви.



Попълвате матрицата, като добавяте всяка от задачите си в квадрант въз основа на комбинацията от етикети, която BEST му пасва. Веднага можете да видите как матрицата за управление на времето ви принуждава да правите равносметка не само на всички неща, които трябва да направите, но и как ги разглеждате по отношение на уместността и търсенето на вашето време.



Квадрант първи: Важно и спешно

Този сегмент от матрицата на Айзенхауер съдържа задачите, на които сте поставили най-висок приоритет. Тези работни места са тези, които не могат да бъдат отложени за по-късно и трябва да бъдат посетени незабавно. Предметите тук могат да включват бързо наближаващ срок за клиент или шеф. Други могат да бъдат:



  • Спешна медицинска помощ
  • Семейна криза
  • Подготовка в последния момент за събитие

Тези отговорности обикновено са тези, които не можете да делегирате на никой друг и трябва да се грижите за себе си. Дори да можете да ги делегирате, ще трябва лично да наблюдавате подробностите за тяхното попълване.

53 значение на ангелското число

В един идеален свят, където постоянно сте в крак с вашите задачи и никога няма спешни случаи, Quadrant One би бил празен! Всички знаем обаче, че това никога не е така. Така че на практика елементите Quadrant One не трябва да са повече от шепа. Поддържането на Quadrant One като минимум става чрез постоянна работа върху нещата от Quadrant Two. По този начин ще бъде по-малко стресиращо за вас, ако трябва да коригирате матрицата и да превключвате нещата, защото се появява нещо, което има предимство пред всичко останало.

Източник: rawpixel.com

Също така твърде много елементи в първия сегмент на вашата матрица за управление на времето може да е индикация, че имате твърде много на чинията си или сте отхапали повече, отколкото можете да дъвчете. Отделете малко време, за да прегледате обективно всичките си записи в Quadrant One. Възможно е някои от тях да са или в квадрант два, или в квадрант три - не чак толкова важни или спешни, както първоначално сте си мислили.

Ако вашият квадрант винаги е препълнен, тогава може да се наложи да се откажете от някои от отговорностите си, за да сте сигурни, че здравето и здравословното ви състояние не са нарушени от планината от спешни и важни неща, които трябва да направите.

Втори квадрант: Важен, но не спешен

Тук ще поставите елементите, които са важни в средносрочен и дългосрочен план - неща, с които можете да изберете да се справите само по малко. Квадрант две се оказва много полезен, когато става въпрос за стратегия или планиране за бъдещето. Тези работни места заслужават справедлив дял от вашето внимание (тоест в крайна сметка защо ги определяте като важни!) Завършването им обаче не е въпрос на голяма спешност. В крайна сметка вие се стремите по-голямата част от вашите задачи да попаднат във Втори квадрант.

какво означава 322

Този сегмент от вашата матрица за управление на времето може да бъде запазен за дейности, които допринасят за цялостното ви благосъстояние - вашето физическо, психическо и емоционално здраве. Неща като упражнения, планиране на време за почивка или прекарване на качествено време със семейството и приятелите. Други възможни квадранти Два елемента включват:

  • Курсове за обучение
  • Професионално развитие
  • Подготовка за събитие
  • В крак с новините
  • Време, отделено за планиране

Когато е възможно, делегирането на отговорности и използването на екипна работа са два много добри начина за справяне с две точки от квадранта. Така също си поставяме за цел да отделяме време на вашите дейности от квадранта две, въпреки че те не са от най-голяма спешност. Ако имате навика да ги отлагате, тогава съществува реалният риск тези елементи да бъдат прехвърлени във вашия квадрант и да ви стресират.

Един бърз пример винаги отлага професионалното развитие, докато изведнъж осъзнаете, че работата ви вече е на линия, тъй като не сте успели да надградите квалификацията си и да сте в крак с развитието в областта на вашата компетентност. Курсовете за сривове, бързи корекции и необходимостта да убедите шефа си, че го правите, всъщност гледате на професионалното развитие като на важно и ще се стремите към подобрение, само ще натрупа стреса.

Трети квадрант: Спешно, но не важно

Елементите в квадрант три обикновено се разглеждат като отвличане на вниманието или прекъсвания, които пречат на завършването на задачите в квадранти едно и две. Те се появяват с чувство за спешност, като позвъняването на телефона ви, но те не са непременно важни. Квадрант Три записа ще включват:

Източник: rawpixel.com

  • Някои срещи
  • Някои телефонни разговори
  • Някои имейли

Попълването на квадрант три обикновено е сложно и се свежда до разбирането ви за това какво е важно спрямо това, което е спешно.

Добър пример за това, което става тук, е тази трета 3-часова среща за отдел за месеца, където знаете същите проблеми като преди, ще бъдат преработени. След като приключи, всеки ще се върне към бизнеса, както обикновено. Не виждате срещата толкова важна, но шефът ви със сигурност го прави и затова вашето същество там е въпрос на спешност - не можете да я отложите.

Що се отнася до елементите в Трети квадрант, продължете с делегирането на колкото се може повече от тях. Може все пак да се наложи да проверите напредъка на който и да е елемент, който сте делегирали, за да сте сигурни, че е направено ефикасно и ефективно. В противен случай може да се върне при вас с още по-голяма спешност, отколкото първоначално изискваше.

Освен това отговорностите, които делегирате, не е задължително да са на действително лице. Например, можете да разчитате на гласова поща, за да приемате някои от вашите телефонни обаждания, докато се грижите за важните въпроси на квадрант едно и две. По-късно, когато не сте толкова заети, можете да прегледате съобщенията, за да разберете за какво става въпрос и да се справите с всяко, както се изисква, може би чрез връщане на обаждането.

Квадрант четвърти: Не е спешно и не е важно

Ако усърдно попълвате първите три квадранта на вашата матрица на Айзенхауер, тогава може да бъдете приятно изненадани от броя на нещата, които в крайна сметка премествате в квадрант четири! Тези елементи обикновено са лоши, непродуктивни навици, които не са нито важни, нито спешни. Те са склонни да претрупват деня ви и не правят нищо повече от това да ви пречат да изпълнявате задачи, които са важни, спешни или и двете.

311 ангелски номер

Неща като постоянно проверяване на акаунтите ви в социалните медии и:

  • Гледане на телевизия в продължение на часове
  • Безцелно сърфиране в мрежата
  • Телефонни разговори, които се съсредоточават около клюките

Тези загуби на време често идват с прикритието си като спешни - например сигнал за съобщение на телефона ви, но те никога не са важни. Поставянето им в квадрант Четири от вашата матрица за управление на времето е първата стъпка в освобождаването от тях. Вашето време може да бъде по-добре изразходвано за неща в останалите три квадранта - неща, за които сте преценили, че имат известна степен на важност или спешност.

Разбира се, намирането на време за отпускане и отпускане винаги е важно и понякога може да стане спешно. Рутинното преследване на тривиални и непродуктивни занимания обаче е от нещата, които трябва да се опитате да премахнете от ежедневните си дейности.

Ефективно използване на вашата матрица за управление на времето

Правете го редовно

Няма строго правило колко често трябва да пишете матрица за управление на времето. Това ще зависи от вашите обстоятелства, натовареност и естеството на задачите, които трябва да изпълните. Някои хора намират, че прегледът и актуализирането на матрицата на седмична база е практично за тях. Други предпочитат да работят ежедневно, като изтриват и добавят задачи, както е необходимо. Който и интервал да изберете, опитайте да отделите конкретно време, за да работите върху вашата матрица, тъй като това ще помогне да се гарантира, че това ще бъде направено.

Източник: pixabay.com

Да го напишеш

значението на числото 14

Що се отнася до планирането, винаги е добър навик да записвате нещата, независимо дали с химикал и хартия или на вашия компютър, таблет или телефон. Самият акт на писане, заедно с визуалната матрица, която създавате, помагат за развитието на вашите мисловни процеси, докато сортирате задачите. Добре е да държите матрицата си за управление на времето на място, където ще я виждате често - началният екран на компютъра ви или стратегически поставеният хартиен носител работи добре.

Матрицата за управление на времето е предназначена да направи повече от това да ви помогне да завършите задачите си. Това също е начин да се отдръпнете и да вложите някаква перспектива в начина, по който гледате на всички неща, които искате да свършите. Физическото записване на матрицата ви помага да го направите.

Добавяне на подробности

Помислете за подробностите, които добавяте към вашата матрица, като първата стъпка в справянето с всяка ваша задача - план за атака, от сорта. Докато поставяте всяка задача в матрицата на Айзенхауер, можете да изясните своите твърдения, да добавите бележки, да разделите голяма работа на по-малки и след това да добавите отделни часове за постижения за тях.

Бъдете гъвкави

Вашата матрица за управление на времето не е излята в камък. Неочаквани събития, които са може би важни или спешни, могат да се появят по всяко време и да отхвърлят внимателно изложените ви планове извън графика. Може да откриете, че елементите сменят мястото си, прескачайки от един квадрант в следващия.

Например, може да сте поставили работа с краен срок във втория квадрант (важно, но не спешно). Ако обстоятелствата доведат до това, че изобщо не можете да присъствате на него или толкова, колкото бихте искали, тогава може да откриете, че крайният срок изведнъж се задава над главата ви с доста малко работа, която все още е непълна. Това означава, че ще трябва да прехвърлите тази конкретна работа на квадрант един (Важен и спешен), за да сте сигурни, че е спазен крайният срок.

6 Ползи от използването на матрицата за управление на времето

  1. Научавате се да поставяте приоритети: Способността да разпознавате важните неща и да ги различавате от несъществените разсейващи фактори около вас е безценно умение. Докато работите с матрицата за управление на времето, ще откриете, че приоритизирането става по-интуитивно. Тоест, можете бързо да оцените разглежданите задачи по отношение на тяхната релевантност и спешност и след това да приспособите подхода си, за да отговарят на тях.
  2. Ставате по-организирани:Матрицата на Айзенхауер добавя ред към начина, по който се справяте с отговорностите си. Така че, вместо да работите хаотично, вие знаете кои задачи трябва да се свършат първо и кои можете да разпределите за определен период.
  3. Научавате се да пускате:Не само разсейките, от които се научавате да се отказвате, разчитате на вашата матрица за управление на времето, която да ви насочва при изпълнението на задачите ви. Също така се научавате да осъзнавате кога не можете да поемете повече отговорности и кога е време да прехвърлите някои от задачите си на други.
  4. Научавате самодисциплина:Самодисциплината е съзнателното овладяване на поведението ви. Включва да бъдете по-фокусирани върху положителните действия, докато се отказвате от негативни. Тази черта расте естествено от първите три предимства на матрицата: приоритизиране, организиране и избягване на разсейването.
  5. Постигате повече:Като сте по-организирани и избягвате губенето на време, вие отделяте повече от времето си за важните неща, работейки в списъка си със задачи много по-бързо. Тези 16 часа през деня ви изведнъж не изглеждат толкова кратки!
  6. По-малко сте стресирани:Доста често голяма част от стреса, който изпитваме, идва от прекалената работа наведнъж и чувството, че не можем да отделим достатъчно време за всяка дейност. С матрицата за управление на времето започвате да оставате в крак с вашите задачи и да спазвате срокове, като по този начин елиминирате голяма част от стреса си.

Източник: rawpixel.com

Някои хора могат усърдно да внедрят работен лист за управление на времето, като матрицата, всички сами. За други обаче малко съвети и насоки от обучен специалист са идеалният катализатор за започването им. Имате ли проблеми с хроничното отлагане, постоянната лоша организация или непрекъснато разсейване от не важните и неотложни неща в живота? Колкото по-рано се обърнете за помощ, толкова по-рано можете да започнете да виждате разликата, която матрицата за управление на времето може да направи за вас.

Сподели С Приятели: